Última actualización: 5 de agosto de 2026
Workgent asume roles distintos según el grupo de titulares de datos:
Workgent como RESPONSABLE (datos de clientes de Workgent — Grupo A):
Para los datos de los negocios que contratan la plataforma, Workgent actúa como Responsable del tratamiento — decide los fines y medios del tratamiento. El Responsable es:
Workgent como ENCARGADO (datos de usuarios finales del negocio — Grupo B):
Para los datos de los clientes o usuarios finales de los negocios que usan Workgent (personas que se comunican por WhatsApp con un negocio cliente), el Responsable del tratamiento es el negocio cliente — quien define los fines del tratamiento de sus propios usuarios. Workgent actúa únicamente como Encargado: procesa estos datos siguiendo las instrucciones del negocio, exclusivamente para prestar el servicio de atención al cliente automatizada contratado, sin poder usarlos para finalidades distintas.
Esta distinción implica que el negocio cliente es quien debe obtener el consentimiento informado de sus propios usuarios finales para el uso de herramientas automatizadas de atención al cliente vía WhatsApp.
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia. La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Workgent trata datos de dos grupos de titulares claramente diferenciados:
Grupo A — Clientes de Workgent:
Grupo B — Usuarios finales del negocio:
Grupo A — Clientes de Workgent:
Grupo B — Usuarios finales del negocio:
Según el sector del negocio que use Workgent, las conversaciones pueden contener datos sensibles proporcionados voluntariamente por el usuario final. Los tipos de datos sensibles varían por sector:
Usted, como titular, NO está obligado a proporcionar datos sensibles que no considere necesarios para la atención solicitada, conforme al artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. El tratamiento de datos sensibles se limita estrictamente a la finalidad de prestación del servicio de atención al cliente del negocio correspondiente.
Grupo A — Clientes de Workgent:
El consentimiento se obtiene de forma expresa durante el proceso de registro: al crear una cuenta, el usuario acepta expresamente estos Términos y esta Política de Privacidad mediante el texto de consentimiento visible en el formulario de registro. Para leads del formulario de demo en workgent.co, el consentimiento se obtiene mediante un checkbox obligatorio que debe marcarse antes de enviar el formulario.
Grupo B — Usuarios finales del negocio:
Los usuarios finales interactúan con el agente IA a través de WhatsApp. El consentimiento para el tratamiento de sus datos es obtenido y gestionado por el negocio cliente (Responsable del tratamiento del Grupo B), quien es responsable de informar a sus propios usuarios sobre el uso de herramientas automatizadas de atención al cliente y de obtener las autorizaciones requeridas. Ver sección 2 de los Términos de Uso.
Para la prestación del Servicio, datos personales son transferidos a los siguientes procesadores:
Base legal para las transferencias (Grupo A): Al aceptar esta Política de Privacidad durante el registro, el titular (cliente de Workgent) autoriza expresamente estas transferencias internacionales, siendo consciente de que los países de destino pueden no ofrecer un nivel de protección equivalente al establecido en la Ley 1581 de 2012. Esta autorización expresa constituye una de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley. Adicionalmente, estas transferencias son necesarias para la ejecución del contrato de servicio entre Workgent y el cliente.
Grupo B: Para los datos de usuarios finales, el negocio cliente (como Responsable) debe gestionar la autorización de sus propios usuarios para la transferencia internacional de sus datos, conforme al artículo 26 de la Ley 1581. Workgent exige contractualmente que los procesadores internacionales implementen medidas de seguridad adecuadas. Workgent no vende datos personales a terceros ni los utiliza con fines publicitarios.
El equipo técnico de Workgent dispone de acceso administrativo a la base de datos de la plataforma. Este acceso implica que miembros del equipo con rol de administrador pueden, en principio, leer el contenido de conversaciones almacenadas.
Finalidad y limitaciones: El acceso a datos individuales se realiza únicamente cuando es necesario para soporte técnico activo, resolución de incidencias reportadas por el cliente, o cumplimiento de obligaciones legales. No se realizan lecturas sistemáticas ni masivas de conversaciones con fines distintos a los anteriores.
Este acceso está técnicamente restringido mediante Row Level Security (RLS) en la base de datos, que impide el acceso cruzado entre clientes. Sin embargo, el acceso administrativo directo a nivel de base de datos sí está disponible para el equipo de Workgent con las finalidades descritas.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
Nota para usuarios finales de negocios clientes (Grupo B): El Responsable del tratamiento de sus datos es el negocio con el que interactuó, no Workgent. Para ejercer sus derechos, diríjase en primera instancia a ese negocio. Si nos contacta a nosotros directamente, le indicaremos la vía correcta y trasladaremos su solicitud al Responsable correspondiente.
Para ejercer sus derechos como cliente de Workgent (Grupo A), presente una Consulta o un Reclamo a través de legal@workgent.co, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:
Consulta (solicitar información sobre sus datos):
Reclamo (corregir, actualizar, suprimir datos o revocar autorización):
Workgent utiliza exclusivamente cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la autenticación. No se utilizan cookies de seguimiento, publicidad ni analítica de terceros.
sb-): Gestionan la sesión autenticada del usuario en el panel de administración. Son esenciales — sin ellas no es posible iniciar sesión. Se eliminan al cerrar sesión o al expirar el período de sesión.Estas cookies son de tipo estrictamente necesarias y no requieren consentimiento adicional, ya que son indispensables para el servicio solicitado por el usuario. Los visitantes de la página pública (workgent.co) sin cuenta registrada no reciben cookies de sesión.
Las medidas técnicas y organizativas implementadas para proteger sus datos incluyen:
Ningún sistema es 100% seguro. En caso de una brecha de seguridad que afecte datos personales, la gestión depende del grupo afectado:
Los datos se conservan durante el período activo de la cuenta y por 90 días adicionales tras la cancelación o vencimiento de la suscripción. Durante este período, el cliente puede solicitar la entrega de su información escribiendo a legal@workgent.co — la entrega de su información se procesa manualmente en un plazo razonable, en un formato legible y estructurado.
Transcurridos los 90 días sin reactivación, los datos serán eliminados de nuestros sistemas, salvo que exista una obligación legal que exija su conservación por un período mayor.
Si es cliente de Workgent (Grupo A) y desea la eliminación inmediata de sus datos antes de que venza este plazo, puede solicitarlo a legal@workgent.co. Si es usuario final de un negocio que usa Workgent (Grupo B), diríjase al negocio correspondiente — quien como Responsable del tratamiento coordinará con Workgent la eliminación de sus datos.
Workgent no dirige sus servicios directamente a menores de 18 años. Sin embargo, los negocios que usan la plataforma pueden atender a menores en sus propias operaciones: clínicas pediátricas, gimnasios y academias infantiles, restaurantes familiares, salones de belleza, entre otros.
En estos casos, si un menor de edad interactúa con el agente IA a través de WhatsApp, el tratamiento de sus datos requiere la autorización previa y expresa del representante legal o tutor, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. El negocio cliente (Responsable del Grupo B) es quien debe obtener y verificar estas autorizaciones antes de permitir que menores interactúen con el agente.
Si Workgent es notificado de que datos de menores están siendo tratados sin la autorización del representante legal, comunicará la situación al negocio cliente (Responsable) para que este adopte las medidas que correspondan. Workgent colaborará con las instrucciones que el Responsable imparta al respecto.
Workgent utiliza el modelo de IA Claude, desarrollado por Anthropic PBC (empresa con sede en los Estados Unidos), para generar las respuestas automatizadas del agente conversacional. El uso de este modelo implica que ciertos datos personales son transferidos a los servidores de Anthropic para su procesamiento (ver §7 sobre transferencia internacional de datos).
Datos que se envían al modelo de IA:
Precisión de las respuestas: Las respuestas generadas por el agente son producidas automáticamente por un modelo de IA y pueden contener imprecisiones, errores u omisiones. Workgent no garantiza la exactitud de cada respuesta individual. Para información relevante (precios, disponibilidad, procedimientos médicos, asesoramiento jurídico u otros), se recomienda verificar directamente con el negocio correspondiente.
Derecho a atención humana: En cualquier momento durante una conversación con el agente, el usuario puede solicitar expresamente hablar con una persona real. El agente está instruido para transferir la conversación a un miembro del equipo humano cuando se lo solicite explícitamente.
Acciones automatizadas sobre citas: El agente puede agendar, cancelar o reagendar citas de forma automatizada, siguiendo las instrucciones que el usuario proporcione en la conversación. Estas acciones se ejecutan únicamente a partir de solicitudes explícitas del usuario; el agente no cancela ni modifica citas de forma autónoma sin instrucción. Si el usuario desea revisar, modificar o revertir cualquier acción, puede solicitarlo en la misma conversación o pedir atención humana.
Retención de datos por parte de Anthropic: Workgent no configura parámetros de retención adicionales en las llamadas a la API de Anthropic. Para conocer la política de retención vigente de Anthropic, consulte su política de privacidad disponible en su sitio web oficial. Workgent revisará estas condiciones periódicamente y actualizará esta sección si cambian de forma relevante.
Responsabilidad sobre el uso de IA: Workgent decide la selección del proveedor de IA (Anthropic), el modelo utilizado y los parámetros de operación del agente. Cualquier queja relacionada con el comportamiento del agente IA puede presentarse a través del procedimiento de PQR descrito en §10 de esta política.
Esta política entra en vigor desde la fecha indicada al inicio del documento. Workgent se reserva el derecho de modificarla cuando sea necesario para adaptarse a cambios legales o de servicio. Los cambios sustanciales serán notificados por correo electrónico a los clientes registrados con al menos 15 días de anticipación.
¿Preguntas o ejercicio de derechos?
Contáctenos en legal@workgent.co — respondemos en máximo 10 días hábiles (Consultas) o 15 días hábiles (Reclamos).
Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co